5 ferramentas de gestão que todo empreendedor de sucesso usa

Gerir um negócio pode ser uma tarefa difícil, mas alguns gadgets podem facilitar a vida do empreendedor! Separamos algumas das ferramentas mais usadas em processos organizacionais que fazem parte do ecossistema de grandes organizações.

1. CRM - Customer Relationship Management

Como o nome sugere, CRM é uma ferramenta de Gestão de Relacionamento com o Cliente. O CRM é utilizado por muitas empresas, sejam de pequeno ou grande porte, afinal todo negócio precisa de cliente para existir e sobreviver.

A ferramenta funciona para fazer o acompanhamento completo. Desde o primeiro contato com um interessado em fazer negócio com a empresa até o fechamento da venda.

As ferramentas possibilitam o armazenamento de informações básicas, como, por exemplo, razão social, contato (pessoa, e-mail e telefones), CNPJ, endereço e nome fantasia.

Também é possível criar etapas para o atendimento, conforme seu produto ou serviço exige. Por exemplo:  primeira ligação, proposta comercial, proposta técnica, venda, entrega e pós-venda.

Algumas ferramentas de CRM possuem integração com outras plataformas importantes, como agenda, e-mails, chamadas telefônicas e de vídeo e até recolhem informações de redes sociais para cadastro.

Imagine o quanto um cliente fica insatisfeito quando liga para seu estabelecimento interessado em um produto, mas o item está indisponível. Com um CRM é possível guardar as informações dele e assim avisá-lo quando o produto estiver em seu estoque.

Você poderia guardar essa informação em uma agenda ou no seu calendário, mas a probabilidade de você lembrar seria bem menor, do que se existisse esse fluxo em seu CRM.

2. Organograma/Fluxograma

O organograma é peça fundamental para deixar claro como funciona a organização da empresa, ajudando funcionários a saberem suas funções e as pessoas a quem devem reportar-se.

Já o fluxograma, é responsável por apresentar as etapas ou representação esquemática de determinados processos. É muito importante, principalmente, quando um processo depende de muitos setores ou pessoas para acontecer.

3. Análise Swot

Uma ferramenta essencial para empresas que buscam a melhoria constante. Através de análise SWOT você consegue diagnosticar os pontos fortes e fracos da empresa e assim definir as ações a serem tomadas.

Na metodologia, são analisados quatro pontos diferentes:

• Strengths (forças);

• Weaknesses (fraquezas);

• Opportunities (Oportunidades) e;

• Threats (Ameaças).

A análise SWOT é muito eficiente. As forças e fraquezas são relacionadas a níveis internos e as oportunidades e ameaças a níveis externos. Conhecendo os pontos da análise, você consegue definir seus próximos passos.

4. OBZ – Orçamento Base zero

Uma ferramenta estratégica excelente e muito utilizada na composição de planejamento orçamentário. O diferencial é a base zerada, em outras palavras, não se leva em consideração os custos, despesas, investimentos e receitas de períodos anteriores.

Com o OBZ não são usados números históricos no planejamento, partindo do princípio que, não necessariamente, a organização terá os mesmos números de suas bases anteriores.

A ferramenta ajuda a identificar custos e despesas dispensáveis, já que são analisadas de forma detalhada.  

5. 5W2H

Uma ferramenta flexível, que funciona em muitas possibilidades. Útil para elaborar planejamento operacional, tático e estratégico.

Pode parecer complexo, porém é simples e lógico. A ideia é se fazer algumas perguntas sobre processos e projetos e defini-los por completo.

• What (O que?) Do que se trata ou quais serão as etapas;

• Why (Por que?) Qual a justificativa do processo ou projeto;

• Where (Onde?) em que setor, área ou local será feito;

• When (Quando?) Quando ou em quanto tempo será feito;

• Who (Quem?) De quem será a responsabilidade de fazer;

• How (Como?) Que métodos serão usados e;

• How much (Quanto?) Qual será o valor.

Tendo todas as respostas para essas perguntas, você tem um planejamento completo.

Estas ferramentas ajudam na gestão de qualquer empresa.

Seja no atendimento ao cliente, organização interna e fluxo de processos, análise e diagnósticos de pontos a serem melhorados, planejamento orçamentário e também implementação de novos processos e projetos. Caso precise de ajuda para entender mais sobre estes gadgets, nós da Dominus somos especialistas em consultoria organizacional, caso precise de ajuda para implementar ferramentas e descobrir como melhorar os processos na sua empresa, fale conosco.